Comprimir Información

Parte de mi trabajo consiste en condensar toda una empresa en un dashboard. En seis reportes necesito contar 1 año de historia comercial. Pero, a medida que una empresa escala, termino consumiendo cada vez más tiempo comunicando y comprimiendo (además de aportar contexto) y eso me hace menos eficiente. Siempre me pregunto, ¿Qué nos estamos dejando fuera? 

Comprimir información es complicado. 

El mundo real es complejo. Está lleno de casualidades, fricciones y matices que dificultan entender lo que realmente está pasando. Por ejemplo, si Samuel está trabajando en una oportunidad comercial importante y compleja; en breve va a ser padre y su mánager le ha pedido que comparta contexto con Alba para que cubra su ausencia y no pierdan el impulso. 

Samuel intenta simplificar la información y el contexto a través de gráficos y resúmenes (compresión). Este proceso de trasladar una imagen mental compleja a gráficos o resúmenes se llama compresión de la información, y lo que recibe Alba es esa imagen comprimida.

La información pasa por filtros, reformulaciones e interpretaciones, y el mensaje final no se parece al original. Este proceso rara vez tiene éxito. 

Si el cliente escribe a Alba para resolver un problema, Alba intenta resolverlo a partir de lo que entiende que está pasando y de lo que supone es el problema con base en el contexto que tiene; pero ese contexto no es todo el contexto, sino solo una imagen comprimida, y propone una solución que, probablemente, resuelve solo la capa más superficial del problema.

¿Como hacer que este proceso sea óptimo? Es complicado. En el mejor de los casos, Alba tiene contexto sobre lo que más importa. Conoce esos detalles que le permitirán entender “lo que está pasando”, desbloquear la situación y mover la oportunidad comercial hacia adelante. 

¿Y que está pasando desde la perspectiva del cliente? El problema que el cliente comunica muchas veces no es el problema real. A menudo no distinguen entre la causa subyacente y la superficial. Aquí, la experiencia del comercial—por haberse enfrentado a muchas situaciones similares, su conocimiento del producto y saber preguntar—le permite construir una imagen clara y simplificada. Aún así, no siempre la solución propuesta resuelve el problema.

Conviene ser conscientes del elevado coste de implementar una solución incorrecta a un problema determinado.

¿En qué momento esto se vuelve ineficiente? Para ilustrarlo, describo lo que pasa en la mente de Alba:

 El proceso de compresión comprende varias señales juntas: 

• El mensaje comprimido. 
• El contexto compartido, es decir, lo que Samuel y Alba entienden de lo que está pasando en base a sus experiencias comunes.
• El conocimiento previo, todo lo vivido por Alba que influye en como piensa, cómo se enfrenta a los problemas y cómo interpreta la información. 

Se entiende por qué una startup de 5 empleados es altamente eficiente. Todos comparten el mismo contexto, todos ven que está pasando, tanto internamente como con clientes. Además, los primeros empleados suelen compartir valores, así que muchas veces existe un contexto compartido fuerte.

¿Cuál es el antídoto? Aún no lo sé. Parte de escribir sobre esto era poner en orden lo que tengo en la cabeza desde distintas perspectivas y situaciones, sin (todavía) proponer una solución. 

Mientras escribo pienso que parte de este problema puede mitigarse encargándonos de nuestros propios problemas (cuando sea posible).

En la medida de lo posible, evita traspasos de información: tienes todo el contexto, conoces la complejidad del problema en detalle y sientes el dolor que está causando. Siéntate y busca una solución. 

Parte 1

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